Wisselbrief van 1000 gulden en 20 stuiver, uit 1671

Bij ieder document hebben de vrijwilligers zoveel mogelijk informatie toegevoegd over het document. De tekstsoort (brief, cognossement, envelop, kasboek, rekening etc.) is altijd toegevoegd. De volgende gegevens zijn alleen ingevuld indien beschikbaar: jaartal waarin het is geschreven, naam, plaats, land en schip van de geadresseerde en naam, plaats, land en schip van de afzender. Documenten kunnen aan de hand van deze gegevens worden gesorteerd en doorzocht. Persoons- en scheepsnamen zijn in de oorspronkelijke spelling overgenomen; plaats- en landennamen kunnen ook worden opgezocht in de moderne spelling.

Bij brieven is meestal duidelijk wie de afzender is en wie de geadresseerde. Soms zijn brieven geadresseerd aan de kapitein van een schip, en staat in de tekst zelf voor welk bemanningslid de brief is bedoeld; in die gevallen zijn beide namen ingevuld als geadresseerden. Bij zakelijke teksten ligt het minder helder. Waar mogelijk hebben we toch afzenders en geadresseerden geïdentificeerd: bij een vrachtbrief of kwitantie is de eigenaar (reder) van het schip als afzender beschouwd en de ontvanger van de lading als geadresseerde. Bij notariële stukken en andere documenten geldt bijvoorbeeld de schenker van iets als afzender en de ontvanger als geadresseerde. Verkopers worden beschouwd als afzender en kopers als geadresseerde.

Bij documenten die meer dan één pagina beslaan, en waarvan de gegevens dus op meerdere foto’s staan, staat de geadresseerde meestal alleen op de eerste pagina en de afzender alleen op de laatste. In deze gevallen zijn de bij elkaar behorende foto’s en transcripties aan elkaar gekoppeld, zodat bij het zoeken telkens alle bij elkaar horende documenten tegelijkertijd worden getoond.